Aplicativo número 2

Ejercicio de la semana 

La actividad de esta clase, se fue realizando poco a poco es decir, el docente daba las instrucciones a medida que avanzábamos. 

Lo primero que hicimos fue determinar dentro de la base de datos la ciudad de despacho, para esto tuvimos que usar en primer lugar BUSCARV

Para llevar a cabo la función tuvimos que usar el cuadro de la página ciudades, al ser otra página y tener que aplicar la formula a otras casillas, se fija la función con F4. La función indica B4 porque es la casilla en la que está ubicado el número que representa la ciudad, 2 porque en el cuadro la columna 2 es el nombre de la ciudad según el número y cero para que traiga el nombre o valor exacto.

Pero al usar esta función se muestra un error #N/A -esto debe a que en el cuadro solo hay 4 ciudades, por lo que el 5 no representa a ninguna ciudad. Para solucionar esto, debemos agregar la función de BUSCARV -se copia toda la función y se pega en el cuadro valor- a otra función llamada SI.ERROR, y en el cuadro valor si error podremos espacio en blanco (" ") o "incluir ciudad", así solucionaremos ese inconveniente. 

Para el siguiente problema debíamos decir si COMISIONA o NO COMISIONA según una serie de condiciones: Que el número estuviera entre 30000 y 39999 y que sea de Villavicencio, para llegar a este resultado, lo primero que hicimos fue iniciar un SI, en prueba lógica abrimos una función Y e inmediatamente en valor lógico 1 abrimos una función EXTRAE. Dentro de la función EXTRAE en texto pusimos la celda de número, en posición inicial 1 y en número de caracteres 1 pues solo necesitamos los que tengan 3 o estén entre 3xxxx y 3xxxx. Luego nos devolvemos a Y y en valor lógico 2 ponemos que B4 -que es el número que indica la ciudad- sea igual a 2 -que representa Villavicencio-, cumpliendo así con la condición. Luego pasamos a la primera función SI y en valor si verdadero pondremos "comisiona" y en valor si falso "no comisiona"

Lo tercero que hicimos fue indicar el valor de la comisión que se iba a pagar según la despachadora.
Para esto usamos de nuevo la Función BUSCARV, pero esta vez usamos fue el cuadro de comisiones.

Al igual que en el primer problema debe ponerse 2 porque en este caso es el valor de la comisión y 0 porque tiene que ser un valor exacto.

Ahora que se sabe cuanto se le paga de comisión a cada despachador debemos calcular cuanto es el total de la comisión según el peso transportado que corresponde a la columna T. Para esto usamos un SI con la condición de que la columna E -Comisiona- sea igual a "COMISIONA", entonces en valor si verdadero se multiplique VR Comisión por PESO, y sino se cumple esa condición entonces en valor si falso: 0, pues no comisiona según las condiciones anteriores.

Para poner el nombre de los transportadores es necesario primero usar la función BUSCARV, para completarla, la matriz será la página de Nits. Después de seleccionar la matriz, se usa una vez más la función SI.ERROR -recordar recortar la función de BUSCARV-, en valor ponemos nuestra formula de BUSCARV y en valor si error ponemos "Incluir tercero".

Pero para que alguien externo entienda la parte de incluir tercero debemos resaltar con fondo amarillo y letras rojas las celdas INCLUIR TERCERO, por eso recurrimos a FORMATO CONDICIONAL y RESALTAR REGLAS DE CELDAS y texto que contiene... "Incluir Tercero"

Para poner en la tabla el total de comisiones según la ciudad, utilizamos la función SUMAR.SI, con los siguientes criterios.
Rango: "Lugar donde está la lista de ciudades por números -columna B-", Criterio: "nos dirigimos a comisiones por ciudades A2" y en Rango Suma: "Valor total de comisiones"

Para poner cuanto se le paga en total de comisiones a cada despachador utilizamos la misma herramienta que en el ejercicio anterior SUMAR.SI:
Rango: "Lugar donde está la lista de despachadores -columna A-", Criterio: "nos dirigimos a comisiones por despachador B9" y en Rango Suma: "Valor total de comisiones"

Y para calcular el número total de despachadores que comisionan se utiliza la función CONTAR.SI de la siguiente manera:
Rango: "Lista de quien comisiona y no comisiona -columna E-", Criterio: "Comisiona"

Luego para calcular el número total de despachadores que no comisionan se utiliza la función CONTAR.SI de la siguiente manera:
Rango: "Lista de quien comisiona y no comisiona -columna E-", Criterio: "No comisiona"

Estas imágenes son respaldo del trabajo, y sirven como guía para entender el proceso.

Aplicativo número 1

Ejercicio de la semana

Para esta semana, el ejercicio a realizar es el siguiente:

En este ejercicio, el primer punto nos pide determinar el número de días que lleva vencida la factura, para esto veremos una de las formulas que ya hemos usado:
 =(Hoy()-"celda en la que está la fecha de la factura")

"En esta ocasión no dividimos por 365 porque necesitamos los datos en días" 

El segundo problema no se realizó por decisión del docente.

Para el punto número 3 recurriremos a una de las herramientas del ejercicio anterior FORMATO CONDICIONAL:

El tener la pestaña de texto que contiene... se desplegará un cuadro de dialogo, cuando esto ocurra escribiremos NOTAS CRÉDITO y al otro costado desplegamos la pestaña para escoger formato personalizado y escoger relleno rojo y fuente color amarillo.

En el cuarto punto, primero insertamos una nueva columna al lado derecho de E y le ponemos un nombre -el nombre puede ser cualquiera-, luego aplicamos la formula CONCATENAR: 

Como el problema nos pide separar CC de COD VERIFICACIÓN era necesario poner en texto2: "-".

El punto 5 y 6 se realizan en conjunto a través de los siguientes pasos:

• Primero aplicamos FILTRO

"Cuando hay una tabla y damos FILTRO, Excel le aplica filtro a toda la tabla de manera automática" 

• Luego escogemos la celda CUENTA ya que si analizamos bien, los subtotales se encuentran en la columna B, abrimos la pestaña del filtro en esta columna y quitamos la selección de 13050501 y luego aceptar

• Después de dar ACEPTAR, seleccionamos toda la base con los filtros aplicados.

Quedando algo así.

• Ya cuando hemos seleccionado toda la base -hasta nuevo saldo y hasta abajo- oprimimos:       CTRL + - y nos saldrá un letrero

Y oprimimos aceptar, para que nos quede la base así

• Luego abrimos la pestaña del filtro de la COLUMNA B o CUENTAS y seleccionamos otra vez 13050501

Oprimimos aceptar para que nos quede otra vez toda la base de datos, pero esta vez sin espacios en blanco o subcuentas.

De esta manera respondemos a los problemas 5 y 6.

Ahora para responder al punto 7 utilizamos la función IZQUIERDA, pues necesitamos los 4 primeros números de todos los que contiene la columna de CUENTAS

"Escribimos lo que vemos en la celda de funciones"

B2 porque es donde está el dato de donde vamos a extraer los números de la cuenta mayor y 4 porque es la cantidad de números que constituyen la cuenta mayor.

Ahora en el apartado 8 volvemos a usar la herramienta de FORMATO CONDICIONAL

Tendremos que usar ES MAYOR QUE... y ES MENOR QUE..., para resaltar los saldos menores a $-10'000.000 o (-10000000) y saldos mayores a $10'000.000 o (10000000), pero primero tenemos que hacer los siguientes cambios en la columna U -recordar que se agregó una nueva columna-

Primero oprimimos CTRL + B para abrir la herramienta de buscar y reemplazar 

Seleccionamos reemplazar y en buscar ponemos una coma (,), y en reemplazar con, y dejamos este espacio en blanco y por ultimo reemplazar todos -esto es para pasar las cifras a números que Excel pueda entender, de lo contrario entenderá la cantidad como números decimales-. Luego ponemos en buscar ponemos un punto (.) y en reemplazar con poneos una coma (,), para que queden las cifras de nuevo saldo como necesitamos.

Y reemplazar todos para cumplir con las condiciones. 

Ahora con los números como los necesitamos. procedemos a resaltar con amarillo los saldos inferiores a -10000000

Y con verde los saldos superiores a 10000000 

Haciendo esto solucionamos el problema 8.

Para el punto 9, lo primero que tenemos que hacer es:

• Seleccionar la base de DATOS como en pasos anteriores, después desplazarnos a la pestaña de datos y seleccionar ORDENAR para ordenar la columna de NOMBRE TERCERO

Luego aceptar.

• Después, en esa misma pestaña de DATOS buscamos SUBTOTALES y en para cada cambio en: Ponemos NOMBRE TERCERO y usar función escogemos SUMA -esto para calcular los subtotales de los terceros y el total a cobrar-. 

Luego aceptar. 

• El resultado final será el siguiente

"Así quedará la base de datos después de aplicar la opción de subtotales"

• La base mostrará 3 páginas, que serán las siguientes

"Aquí si nos desplazamos hasta la columna U -Nuevos Saldos- encontraremos el total a cobrar -pestaña 1-"

"Aquí nos mostrará el saldo de cada uno de los terceros -Pestaña 2-"

"Y la tercer pestaña, nos mostrará las base de datos con los subtotales"

Para recorrer estas tres páginas nos moveremos en esta parte

Así se dio por terminada el aplicativo número 1

Las imágenes usadas tienen como fin orientar la actividad según los pasos indicados.

Taller diagnostico

¿Cuánto sabemos de Excel?

Lo primero que hicimos, fue descargar el archivo 001 básico estudiantes. 
Después, abrimos el archivo para conocer qué teníamos que hacer. 

La primera parte del taller, consistía en realizar el punto 2, 3, 4 en una sola columna, de manera automática -es decir, que el mismo Excel realice los cambios en todos los demás nombres-, para realizar este ejercicio, hicimos uso de la barra de funciones que es esta:

Abrimos la barra de formula, y seleccionamos la función Espacios -para eliminar los espacios exagerados o mal puestos en los nombres y apellidos-.

"Al abrir la barra de funciones, nos aparecerá seleccionar una categoría, escogemos texto y buscamos ESPACIOS o la buscamos en la barra de buscar función."

Pero esta es solo la primera parte, pues también tenemos que poner en mayúsculas -MAYUSC- los nombres y apellidos. Para lograr esto, debemos agregar otra función desplegando la siguiente pestaña:

"Si al desplegar la pestaña no encontramos la función que estamos buscando podemos seleccionar más funciones y buscar la que necesitamos."

Quedando la formula de la siguiente manera:

Sin embargo, esto no es suficiente para cumplir con lo que nos pide el ejercicio, por eso es necesario agregar una tercera función llamada CONCATENAR -realizamos los mismo pasos que llevamos acabo para agregar la función MAYUSC-, para que nuestra función quede de esta manera:

Ahora que ya tenemos construida la formula para realizar esos tres pasos, es necesario indicar en la casilla de Texto1 la celda a la queremos aplicar la formula -B6 (apellidos)-, en la casilla Texto2 escribiremos " ", esto para que quede un espacio entre los apellidos y nombres. Por ultimo, en la casilla Texto3 pondremos E6 que es la casilla donde encontraremos los nombres.

Quedando todo de la siguiente manera:

Como unimos las funciones de manera automática, lo único que nos queda por hacer, es oprimir Aceptar, y todo nos quedará de la siguiente manera.

De esta manera realizamos los pasos 2, 3 y 4.

Para realizar el punto 5, nos dirigimos a la barra de funciones y escribiremos:

=(Hoy()-"aquí ponemos la celda en la que está la fecha de cumpleaños")/365.

"Así quedará la celda a la que apliquemos la formula"

 Ahora para el punto 6, nos dirigimos a la barra de funciones, buscamos la función AÑO y la seleccionamos. Después escogemos la celda en la que está la fecha de la que extraeremos el año. 

Así:

Después aplicamos aceptar y quedará de la siguiente manera: 

Así damos por terminados los puntos 5 y 6.

Para el punto 7, usamos la función Texto para convertir hallar el mes. 

Con esta formula se indicará en la celda el mes en letras.

En el punto 8, Usamos la función DIA  Para extraer el día en la fecha de nacimiento y dar respuesta a la pregunta. 

Para indicar la ciudad donde está radicado recurrimos a la función Conocida como DERECHA para extraer las siglas de la ciudad.

Para la confirmación del documento entre la celda A y la celda P, acudimos a la función IGUAL y de esta manera comprobar si los documentos coincidían.

Para conseguir que la celda indicara "EMAIL" o "MENSAJERO" usamos SI en conjunto con otro grupo de formulas: O, SI e Y, para que se cumpliera con la condición del enunciado. 

Primero Usamos el SI para poner la condición, agregamos en prueba lógica la función O para poner en valor lógico 1 "COLFONDOS" y valor lógico 2 "EMAIL", luego en valor si verdadero pusimos " " para que la formula no pusiera nada, después en valor si falso agregamos otro SI y en prueba lógica una función Y -en valor lógico 1 "MENSAJERO" y en valor lógico 2 "PORVENIR"- en valor si verdadero "PEDRO" y en valor si falso "ALEX".

Para el punto trece, escogimos FORMATO CONDICIONAL para resaltar los los salarios altos y más bajos.

Si queremos editar la condición nos dirigimos a administrar reglas... y hacemos los cambios que queremos.

Y por ultimo, para poner los semáforos escogemos las celdas, FORMATO CONDICIONAL y conjunto de iconos, después escogemos el tipo de semáforo que queremos usar.

De igual forma, para editar las reglas de la condición escogemos administrar reglas... Y configuramos como queramos -color, letra. fondo de letra...-.

Un ejercicio adicional fue el contar cuantas personas están registradas en las distintas EPS que hay en la columna R -EPS-, por eso lo primero que hicimos fue seleccionar toda la lista de EPS y las copiamos en un espacio aparte, luego aplicamos de la pestaña DATOS, la opción quitar duplicados

Al oprimir ACEPTAR nos quedará una lista de EPS que no estén repetidas -el cuadro amarillo-, para contar cuantas personas hay en cada EPS, utilizamos la función CONTAR.SI, de la siguiente manera 

Para usar la función debe hacerse lo siguiente =Contar.Si("Las celdas en las que está ubicada la información en este caso las EPS";"el criterio en este caso la EPS")

Las imágenes son una referencia para cada una de las actividades.