Ejercicio en Clase
En taller TRABAJO ENTREGABLE 004, vimos 2 formulas y bastante útiles a la hora de sumar varios datos teniendo en cuenta una cantidad determinada de criterios.
Pero, en esta ocasión veremos dos funciones de Excel bastante útiles para agregar a RESUMEN EJECUTIVO, CONCILIACIÓN BANCARIA O FACTURA que exija la información de una manera bastante resumida pero concisa. Es en estos momentos cuando Excel nos brinda la oportunidad de agregar a nuestra base las Tablas Dinámicas y la validación de datos.
¿Cómo se usan o cuál fue el uso que se les dio?
La primer vez que hicimos uso de las tablas dinámicas fue en el TALLER EXCEL 005, pero se dio más profundidad y exploración a esta herramienta en el taller RETOMA DE CONOCIMIENTOS, en el que teníamos que presentar unos informes según unas indicaciones.
La manera de insertar una tabla dinámica es la siguiente:
Primero escogemos toda la base de datos.
Esto se hace con el fin de contar con todos los datos que vamos a necesitar para el informe.
Después, nos dirigimos a la barra de funciones, pestaña INSERTAR, y buscamos la opción de tabla dinámica.
Luego de dar clic en tabla dinámica, se abrirá el siguiente cuadro de dialogo.
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| "En este caso escogimos nueva hoja ya que queríamos una hoja para cada condición" |
En tabla o rango, aparecerá la base que seleccionamos anteriormente, y en la opción donde pide indica el lugar escogemos si queremos que la tabla aparezca en esa misma hoja o en una hoja nueva, después de señalar donde queremos que salga nuestra tabla dinámica, damos aceptar.
La nueva hoja tendrá el siguiente aspecto.
En la parte derecha se muestra una página llamada CAMPOS DE LA TABLA DINÁMICA, allí podremos escoger cada una de las columnas de la tabla que señalamos al comienzo.
En este caso, queremos que por cada Ciudad se muestre el total de Ventas Netas.
Para eso, nos dirigimos a CAMPOS DE LA TABLA DINÁMICA, y buscamos NOMBRE CIUDAD, y arrastramos este Item hasta se pestaña que dice FILAS, después buscamos VENTAS NETAS y arrastramos este Item hasta VALORES, y la tabla se irá construyendo automáticamente.
Pero, en la pestaña de valores tendremos la opción de configurar el campo, para escoger si queremos Suma, Cuenta, Promedio,...
En nuestro caso, queremos que los valores de VENTAS NETAS, se sumen según NOMBRE DE CIUDAD, por lo que tenemos que escoger suma.
Después, damos aceptar y nuestra tabla dinámica quedará lista -como se muestra en la parte superior del cuadro de dialogo-
Si con el transcurso del tiempo modificamos algunos datos, tenemos que actualizar la tabla de la siguiente manera:
Nos ubicamos en alguna celda de la tabla, nos dirigimos a DATOS, y buscamos la opción de actualizar todo.
Al actualizar todo tendremos nuestra tablas -o tablas- con datos en tiempo real y nuestros informes no presentarán ningún inconveniente.
La siguiente herramienta es la de VALIDACIÓN DE DATOS, que nos permite crear listas, mensajes, permitir rangos entre otras funciones.
Para hacer uso de esta función, tenemos que dirigirnos a DATOS y escoger la opción de VALIDACIÓN DE DATOS.
Luego nos aparecerán varias opciones, para los ejercicios realizados en clase, usamos la opción de lista, y de esta manera acceder de manera rápida a los nombres de todos los VENDEDORES O CLIENTES, aunque también se puede usar para lista de números, o códigos.
Al final, nos quedará una pestaña que podemos desplegar y desde esta podremos acceder y escoger el nombre del vendedor que necesitemos.
-El uso de esta función se hizo en el ultimo ejercicio realizado en clase FACTURA-.
Estas herramientas, nos sirven para darle dirección y orden a nuestra base de datos e informes, es importante resaltar, que la información presentada por estos informes es clara y concisa siempre y cuando se mantenga actualizada, ya que estos informes se usaran para la toma de decisiones de los respectivos departamentos.
Estas imágenes son respaldo del trabajo, y sirven como guía para entender el proceso.
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